Hacketafac

Après deux éditions du concours Hacketafac, une consultation a été lancée avec la Direction de l’amélioration continue de l’université de Bordeaux pour impliquer les communautés universitaires dans la redéfinition de Hacketafac. Entre juin et octobre 2018, nous avons organisé 4 ateliers de travail avec 23 participants (6 étudiants de l’université de Bordeaux et de l’Université Bordeaux Montaigne, 15 BIATSS, 2 enseignants-chercheurs) plus 15 collègues interviewés, pour 55 idées produites.

La méthodologie peut se résumer comme suit :

• Phase 1 S’identifier : se mettre dans la peau des cibles pour comprendre les problématiques et le contexte des usagers finaux
  • Etape 1 : les personas
    • Output : 8 personas répondant aux problématiques suivantes
      • Comment faire pour augmenter la participation à Hacketafac ?
      • Comment mieux accompagner les postulants ?
      • Comment mieux accompagner les lauréats et les services bénéficiaires ?
  • Etape 2 : les entretiens
    • Output : une quinzaine d’entretiens qui nous ont permis de mieux identifier nos cibles et réajuster les problématiques
• Phase 2 Définir: décrire clairement le problème à résoudre en fonction du contexte des personnes concernées
  • Problématique 1 : Hacketafac effraye les étudiants, il faut trouver un moyen de rendre le concours plus accessible
  • Problématique 2 : Les personnels BIATSS sont en manque de lien et ont envie de s’investir dans des projets porteurs de sens, il faut faire d’Hacketafac un vecteur d’initiatives
  • Problématique 3 : Les étudiants qui ont une idée ont du mal à la transformer en projet, il faut mieux les guider dans ce cheminement
  • Problématique 4 : Les enseignants accompagnant les étudiants sur des projets Hacketafac n’identifient pas les experts UB qui pourraient les aider, il faut leur permettre de trouver les bons relais pour ce faire.
  • Problématique 5 : Les experts qui doivent mettre en œuvre les projets ont le sentiment que leur avis n’est pas pris en compte, il faut trouver un moyen de l’intégrer mieux et plus en amont des projets.
  • Problématique 6 : les lauréats du concours se sentent livrés à eux-mêmes, il faut trouver une solution pour mieux les accompagner dans la réalisation de leur projet
• Phase 3 Générer des idées : explorer collectivement le champ des possibles et de l’impossible
  • Output :
    • 17 propositions d’amélioration d’Hacketafac
    • 38 propositions d’actions pour faire émerger et soutenir les initiatives de transformation des usages du campus (Hacketafac ou non)

Ce travail nous a permis de nous rendre compte que les problèmes rencontrés par les parties prenantes n’étaient pas toujours ceux auxquels que nous avions pensé. Il nous a permis de croiser les regards, notamment de décloisonner les communautés étudiantes, enseignantes et administratives, et d’être plus créatifs sur les solutions à apporter. Il a également confirmé l’intérêt de travailler dans des espaces propices à la créativité, en l’occurrence le CreativeLab du projet U-Lab.

De manière générale, les besoins les plus importants que nous avons pu remonter sont les suivants :

• Besoin de redonner du sens à son travail, de se retrouver entre pairs (communauté de pratiques) et de développer un sentiment d’appartenance ; très fort chez les administratifs / RAF. Il s’agit notamment de créer des lieux et des moments d’échanges qui permettent de décloisonner les communautés, puis de les institutionnaliser
• Besoin de s’approprier le campus, d’en faire un lieu de vie avec plus d’espaces conviviaux
• Besoin de proximité avec les usagers, et avec les services support
• Besoin de s’exprimer, de créer des moyens de remontée des insatisfactions, des besoins… (d’humain à humain)

Formant un scénario possible pour Hacketafac 2020, les meilleures idées peuvent être articulées comme suit. Avant le lancement du concours, à l’automne, une « foire » doit permettre de réunir les communautés du campus pour préparer les esprits et initier des projets. Ce grand forum réunit à la fois des projets lauréats ayant valeur d’exemple, des services administratifs pouvant apporter du conseil aux candidats, des moments de rencontre type speed dating et un tableau d’affichage pour partager des idées de projet et constituer des équipes. L’acte de candidature passe toujours par le dépôt d’un pitch vidéo, comme actuellement, à la suite de quoi un ensemble d’étape permettant de valider la candidature doivent être passées : il peut s’agir d’un rendez-vous avec le coordinateur du concours, avec la DSI, avec le service bénéficiaire… jusqu’à ce que le projet soit visé par l’ensemble des parties prenantes. La décision de retenir les projets revient à un vote populaire plutôt qu’à un jury, afin d’impliquer tout le campus dans le choix ; il faut néanmoins s’assurer que le résultat du vote n’est pas pollué par des redondances ou des incohérences (les Conseils de vie de campus peuvent être impliqués dans ce vote populaire). Les projets lauréats auront alors accès à une boîte à outil, des ressources pédagogiques et utiles sur le développement web, la rédaction de cahier des charges, la sécurité des systèmes d’information, la gestion de projet etc. Les lauréats seront également accompagnés par des mentors, à l’intérieur (enseignants-chercheurs, experts…) et à l’extérieur (consultants, entrepreneurs…) de l’Université ; ils rejoindront également le cercle d’entraide des lauréats Hacketafac, qui sera animé et dynamique.

Pour préciser le ton de la « foire », les participants ont produit deux concepts très différents pour cet événement. Le premier, appelé « What the fac ? », vise à faire parler des problèmes (« viens râler sur ta vie de campus ») pour aborder seulement en fin de soirée les éventuelles solutions et des projets à mener soi-même. L’autre concept met l’accent sur le « campus inventif » et la capacité à inventer des projets qui transforment le quotidien ; les participants l’envisagent dans un lieu inhabituel de l’université, par exemple dans les locaux d’odontologie désormais fermés au public, avec buffet convivial.

A suivre donc en 2019, année de pause pour le concours lui-même, et 2020 !